Whistleblowing: entro dicembre 2021 le imprese dovranno dotarsi di canali di segnalazione

Whistleblowing: entro dicembre 2021 le imprese dovranno dotarsi di canali di segnalazione

Il 23 ottobre 2019 l’UE ha emanato la Direttiva 2019/1937 (di seguito la “Direttiva”) sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.

Entro il 17 dicembre 2021 l’Italia dovrà implementare la Direttiva rendendola, così, applicabile alle società con almeno 250 lavoratori (mentre per le imprese con più di 50 dipendenti e meno di 250 le norme potranno entrare in vigore entro il 17 dicembre 2023).

La Direttiva ha lo scopo di garantire un elevato livello di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.

L’Italia, con la Legge 179/2017 (di seguito la “Legge”), aveva già regolamentato le segnalazioni, disponendo un differente regime per gli enti pubblici e gli enti privati. Per il settore privato, in particolare, la Legge si applica solamente nelle imprese che si sono dotate di un Modello Organizzativo e di Gestione ai sensi del DLGS 231/2001 e solamente per i reati inclusi in tale decreto legislativo.

La Direttiva, invece, si applica a tutte le imprese, con o senza Modello Organizzativo (ed agli enti pubblici), seppur con maggiore o minore intensità in base alle dimensioni.

Anche la Direttiva sembrerebbe avere, però, un limite: si applica solo a segnalazioni relative a violazioni del diritto dell’Unione.¹

Le modalità di segnalazione previste dalla Direttiva non differiscono molto da quelle già previste dalla Legge: in base alla Direttiva i soggetti giuridici del settore privato e del settore pubblico devono istituire canali e procedure per le segnalazioni.

I canali di segnalazione

I canali di segnalazione possono essere interni (gestiti dal personale aziendale) o esterni (gestiti da un soggetto terzo) oppure possono anche essere un servizio pubblico.

Qualunque sia il soggetto incaricato a ricevere le segnalazioni, il ricevente deve sempre confermare al segnalante la ricezione della segnalazione entro un breve termine e dare seguito alla segnalazione con una adeguata istruttoria.

Le segnalazioni devono poter essere effettuate in forma orale o scritta anche attraverso linee telefoniche o messaggistica vocale o mediante un incontro diretto.

In alcuni casi la Direttiva permette che le segnalazioni vengano effettuate attraverso divulgazioni pubbliche, ovvero effettuate al di fuori dei canali di segnalazione e dirette ad un pubblico indefinito.

Anche chi effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione prevista per le segnalazioni, ma ciò solamente se:

A) la persona segnalante ha prima segnalato internamente ed esternamente, ma non è stata intrapresa un’azione appropriata in risposta alla segnalazione entro il termine oppure

B) la persona segnalante aveva fondati motivi di ritenere che:

i) la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

ii) in caso di segnalazione esterna, sussista il rischio di ritorsioni o le prospettive che la violazione sia affrontata efficacemente siano scarse per via delle circostanze del caso di specie, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui un’autorità possa essere collusa con l’autore della violazione o coinvolta nella violazione stessa.

Il principio di riservatezza delle segnalazioni

Le procedure di segnalazione devono sempre garantire la riservatezza dell’identità della persona segnalante e la protezione degli eventuali terzi citati nella segnalazione.

Ne consegue che il canale di segnalazione deve anche essere sicuro e negare l’accesso alle segnalazioni da parte di persone non autorizzate.

L’identità della persona segnalante non può essere divulgata né deve poter essere dedotta da terzi, senza il suo consenso esplicito, salvo che la divulgazione si renda necessaria nel contesto di indagini da parte delle autorità od al fine di salvaguardare i diritti della difesa della persona coinvolta.

Sono vietate tutte le forme di ritorsione nei confronti dei segnalatori, inclusi

a) il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
b) la retrocessione di grado o la mancata promozione;
c) il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
d) la sospensione della formazione;
e) note di merito o referenze negative;
f)  l’imposizione o amministrazione di misure disciplinari, la nota di biasimo o altra sanzione, anche pecuniaria;
g) la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
h) la discriminazione, il trattamento svantaggioso o iniquo;
i)  la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro permanente, laddove il lavoratore avesse legittime aspettative di vedersi offrire un impiego permanente;
j)  il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
k) danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o la perdita finanziaria, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di reddito;
l)  l’inserimento nelle liste nere sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che possono comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in   futuro;
m) la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto per beni o servizi;
n) l’annullamento di una licenza o di un permesso; o) la sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

In queste ipotesi l’onere della prova è invertito: la ritorsione si presume e, pertanto, sarà il soggetto che ha adottato la misura lesiva a dover dimostrare che tale misura è imputabile a motivi debitamente giustificati ed estranei alla segnalazione.

Le società che non si sono dotate di canali di segnalazione adeguati potranno essere sanzionate. L’entità della sanzione non è ancora nota, non essendo stata implementata la Direttiva, ma è probabile che le sanzioni siano maggiori di quelle previste per le carenze dei canali di segnalazione esistenti.

E’, pertanto, importante che le società si dotino di adeguati canali di segnalazione entro il 17 dicembre 2021, in modo da essere preparate all’entrata in vigore della Direttiva.

1.  Violazioni che ledono gli interessi finanziari dell’UE, violazioni riguardanti il mercato interno o violazioni del diritto dell’UE nei seguenti settori i) appalti pubblici; ii) servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; iii) sicurezza e conformità dei prodotti; iv) sicurezza dei trasporti; v) tutela dell’ambiente; vi) radioprotezione e sicurezza nucleare; vii) sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; viii) salute    pubblica; ix) protezione dei consumatori; x) tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.